Charte de gestion et de protection des données personnelles des candidats
de Mind Partners
1. Que couvre la Charte de Gestion des Données Personnelles de Mind Partners ?
Mind Partners (“Nous”) prend au sérieux la gestion des données personnelles de chaque candidat (“Vous”) et prend soin de les traiter avec la plus grande attention. Cette Charte a pour but de détailler notre politique de protection des données personnelles, conformément aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (« Loi informatique et libertés ») et du Règlement européen 2016/79 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).
2. Qui sommes-nous ?
La société Mind Partners est un cabinet de recrutement par approche directe. Nous fournissons à nos clients des services de recrutement et de recherche pour des postes permanents et de Management de Transition. Nous fournissons également des services de conseil en recrutement.
3. Quelles données personnelles collectons-nous ?
Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à collecter des données personnelles des candidats ou des profils susceptibles de nous intéresser dans le cadre de futures offres d’emploi ou de missions à pourvoir.
Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous seront demandées pendant la phase de sélection. À cette fin, outre vos données d’identité (nom, prénom, civilité), vos coordonnées (adresse postale, adresse email, numéro de téléphone personnel), nous vous demanderons des données relatives aux diplômes que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé.
La non-fourniture de ces données rendra impossible votre participation au processus de recrutement.
Nous collectons, traitons, utilisons et transférons des données nécessaires, dans les limites telles que détaillées dans cette Charte, afin de nous assurer que les candidats correspondent aux postes recherchés.
A la suite de la collecte d’informations, nous traitons vos données personnelles afin d’établir la pertinence de chaque candidature au cours du processus de recrutement.
4. Qui est responsable de la collecte des données personnelles ?
Le responsable du traitement des données personnelles est la société Mind Partners, SARL au capital social de 20.000 euros, ayant son siège social 2, rue Balny d’Avricourt 75017 Paris immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 797 648 375 000.
Dans le cas où les données sont collectées à la demande expresse de nos clients, ceux-ci sont également responsables de traitement.
5. Quelles sont les sources de collecte de données personnelles ?
Nous sommes amenés à collecter vos données personnelles :
- lors du processus de candidature sur les jobboards partenaires, dans le cadre de réponses à des offres d’emplois,
- par les réseaux sociaux et autres sources d’information publique, dans le cadre de notre activité de recrutement par approche directe,
- lors d’entretiens avec vous,
- lors de candidatures spontanées,
- par recommandation,
- si vous êtes identifié en tant que référent, un candidat nous a communiqué vos données personnelles afin que nous vous contactions.
6. Quelles sont les finalités et bases légales de traitement de vos données collectées ?
Le traitement que nous mettons en œuvre a les finalités et bases légales suivantes :
| Finalités | Base légale |
| Recherche de profils pertinents dans le cadre d’une offre déterminée d’emploi : nous collectons vos données personnelles, dans le but de qualifier des candidats pour le poste confié par notre client. Une fois traitées, les données personnelles des candidats qui sont retenus sont transférées au client afin que le client puisse finaliser le recrutement selon son propre processus, | Intérêt légitime |
| Prise de contact avec le candidat ayant envoyé une candidature | Mesures précontractuelles (exécution du contrat) |
| Prise de contact avec un profil, pour échanger des informations sur l’état du marché de l’emploi et/ou vous proposer des opportunités professionnelles correspondant à votre profil. | Intérêt légitime |
| Constitution d’une CV-thèque sur la base d’une candidature | Consentement |
| Constitution d’une CV-thèque sur la base d’identification de profils pertinents (activité de chasse) | Intérêt légitime, puis consentement lors de l’envoi du CV |
7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Vos données seront conservées pour une période n’excédant pas deux ans après le dernier contact de votre part.
En tout état de cause, vos données personnelles seront stockées en base d’archivage intermédiaire à des fins probatoires pour une durée maximum de cinq années après la clôture du processus de recrutement.
8. Qui a accès à vos données personnelles au cours leur collecte, leur traitement, leur utilisation et leur transfert ?
Mind Partners est impliquée dans la collecte, le traitement et l’utilisation des données. D’autres parties auront accès à vos données personnelles :
- nos clients, qui recrutent, auront accès, avec votre accord, à vos données personnelles pour déterminer dans quelle mesure votre profil correspond au poste à pourvoir,
- nos fournisseurs de stockage de données qui gèrent nos bases de données personnelles. Notre principal outil métier, en mode Saas, est Zoho, qui agit donc en qualité de sous-traitant pour Mind Partners. Zoho a ses serveurs localisés en Irlande et aux Pays-Bas, qui sont des pays ayant le même niveau de protection que la France. Zoho a pris des engagements très stricts en termes de respect du RGPD à l’égard de ses clients https://www.zoho.com/privacy.html
- nos partenaires affiliés qui sont impliqués dans le recrutement pour le compte de clients et qui travaillent avec les mêmes exigences et dans le même but de recrutement que nous.
En aucun cas nous ne commercialisons vos données personnelles ou ne transférons vos données personnelles à un client sans votre accord.
9. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?
Conformément à la réglementation européenne en vigueur, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : Vous avez le droit d’accéder et de demander à Mind Partners une copie de vos données personnelles.
- Droit de rectification : Vous pouvez demander à Mind Partners la rectification de vos données personnelles si vous pensez qu’elles sont erronées. Vous pouvez également demander à Mind Partners de compléter vos Données Personnelles si vous pensez qu’elles sont incomplètes.
- Droit d’effacement : Vous pouvez demander à Mind Partners d’effacer vos Données Personnelles.
- Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander à Mind Partners qu’un traitement soit interrompu ou limité.
- Droit d’opposition : Sous certaines conditions, vous pouvez demander à Mind Partners l’arrêt d’un traitement de vos données personnelles.
- Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander à Mind Partners le transfert de vos données personnelles, collectées par Mind Partners, à un tiers de votre choix, ou directement à vous.
- Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL afin d’effectuer une réclamation concernant le traitement de vos données personnelles par Mind Partners.
Nous attirons votre attention sur le fait que l’exercice de ces droits peut être légalement sujet à certaines exceptions ou conditions.
Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter (voir la section « Comment nous contacter” ci-dessous). Dans ce cas, Mind Partners dispose d’un délai d’un (1) mois pour vous répondre. En cas de demande complexe ou de plusieurs demandes, Mind Partners peut être amenée à vous demander de justifier de votre identité et peut mettre jusqu’à trois (3) mois pour répondre.
10. Comment nous contacter ?
Pour toute question ou pour exercer vos droits listés ci-dessus, vous pouvez nous contacter à tout moment :
- en envoyant un email à : dpo@mindpartners.fr
- par courrier à l’adresse suivante : Mind Partners – 2, rue Balny d’Avricourt 75017 Paris.
11. Sécurité
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles des Candidats, Mind Partners utilise des réseaux protégés par des dispositifs standards tels que par pare-feu, pseudonymisation, encryption et mot de passe.
Lors du traitement des données personnelles, Mind Partners prend toutes les mesures nécessaires visant à les protéger contre toute perte, utilisation détournée, accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction.
12. Mise à jour
Mind Partners se réserve le droit de mettre à jour sa Charte de gestion et de protection des données personnelles, en particulier en cas d’évolution du cadre législatif. Nous vous conseillons de consulter régulièrement ce document, disponible sur notre site web, pour être informé rapidement de tout changement dans la manière dont nous traitons vos données personnelles.